Come GREEN STAR è passata da un excel ad un crm centralizzato con HubSpot
l'impatto
Green Star (F.lli Galbarini) è un’azienda italiana specializzata nella distribuzione di lubrificanti e prodotti tecnici per i settori Automotive e Industria.
L’azienda opera attraverso una rete di 13 agenti commerciali distribuiti sul territorio e serve migliaia di clienti tra officine, rivenditori e aziende industriali.
Hub implementati:
– Sales Hub Starter (CRM, pipeline, gestione contatti e opportunità)
– Marketing Hub Professional (email marketing, WhatsApp Business, automazioni, landing page, form)
– Operations Hub (trial per pulizia dati e gestione duplicati)
Integrazioni:
– Gestionale ERP aziendale (SAM)
– WhatsApp Business
– App mobile HubSpot
– Estensione Outlook per tracking email
Macro-settore: B2B Distribution
Settori verticali:
– Automotive: officine, rivenditori auto, distributori ricambi
– Industria: aziende manifatturiere (lavorazione legno, vetro, imballi)
Sales Hub:
– Pipeline personalizzate (Automotive e Industria)
– Proprietà personalizzate e campi custom
– Gestione contatti e aziende
– Task e attività
– Viste personalizzate per agente
– App mobile per aggiornamenti dal campo
– Email tracking e logging
– Integrazione Outlook
– Report vendite e dashboard
Marketing Hub Pro:
– Email marketing con template personalizzati
– WhatsApp Business integration
– Campagne multicanale (email + WhatsApp)
– Segmentazione avanzata liste
– Landing page
– Form di contatto
– Workflow automation
– Alert e notifiche automatiche
– Report engagement e performance campagne
Operations Hub:
– Pulizia dati e gestione duplicati (trial)
– Sincronizzazione bidirezionale con ERP SAM
– Proprietà calcolate
General:
– Dashboard direzionali custom
– Report settimanali automatici
– Gestione permessi e team
– Inbox condivisa
il contesto
Green Star (F.lli Galbarini) è un’azienda italiana specializzata nella distribuzione di lubrificanti e prodotti tecnici per i settori Automotive e Industria.
L’azienda opera attraverso una rete di 13 agenti commerciali distribuiti sul territorio e serve migliaia di clienti tra officine, rivenditori e aziende industriali.
Come molte realtà italiane del settore B2B con una rete vendita distribuita geograficamente, Green Star si trovava in una fase di crescita che richiedeva una maggiore strutturazione dei processi commerciali e di marketing.
La gestione delle relazioni con i clienti e delle opportunità commerciali avveniva attraverso strumenti frammentati, principalmente fogli Excel, con limitata visibilità centralizzata per la direzione.
L’integrazione con il gestionale aziendale (SAM) garantiva il controllo degli ordini e della fatturazione, ma mancava uno strumento dedicato per supportare la rete vendita nelle attività quotidiane, tracciare le trattative in corso e coordinare le iniziative di marketing verso una base clienti in continua espansione.
la sfida
Green Star si trovava ad affrontare tre ordini di criticità:
1) Sistema frammentato
– Gestione dispersa: informazioni su clienti e opportunità commerciali distribuite su file Excel individuali, senza una visione unificata
– Difficoltà di tracciamento: impossibilità di monitorare in modo strutturato l’avanzamento delle trattative commerciali
– Assenza di storico: nessun sistema centralizzato per registrare visite, interazioni e attività della rete vendita
2) Processi inefficienti
– Mancanza di standardizzazione: ogni agente gestiva le proprie attività con metodi personali, rendendo difficile il coordinamento
– Marketing non tracciabile: comunicazioni promozionali gestite manualmente senza possibilità di misurare l’efficacia
– Database non strutturato: assenza di un database marketing profilato con contatti completi e aggiornati
3) Scarsa visibilità direzionale
– Report manuali: impossibilità di avere report in tempo reale sulle attività commerciali e sulle performance della rete
– Difficoltà di misurazione: nessuno strumento per valutare l’efficacia delle iniziative promozionali e delle campagne
– Decisioni senza dati: limitata capacità di supportare le decisioni strategiche con informazioni affidabili e tempestive
L’obiettivo finale era quindi triplice: centralizzare i dati in un’unica piattaforma, ottimizzare i processi di vendita e marketing attraverso standardizzazione e automazione, e supportare la crescita fornendo al team strumenti efficaci e alla direzione visibilità completa.
la soluzione
Il progetto è stato strutturato in tre fasi progressive della durata complessiva di 12 mesi, con un approccio che combina formazione continua, configurazione tecnica e affiancamento operativo sul campo.
Fase 1: Formazione e Onboarding (Gennaio-Febbraio 2025)
7 giornate on-site dedicate al trasferimento competenze e alla configurazione iniziale della piattaforma.
Attività realizzate:
- Workshop formativi con direzione e team commerciale su HubSpot CRM
- Configurazione iniziale completa: data model, proprietà personalizzate, campi specifici per il business
- Mappatura processi di vendita attuali e definizione stati trattative
- Creazione pipeline personalizzate per i due settori principali: Automotive e Industria
- Integrazione con gestionale ERP (SAM) per sincronizzazione automatica dati
- Onboarding completo dei 13 agenti: attivazione email aziendale, installazione app mobile, formazione all’uso
- Definizione ciclo di vita lead e configurazione gestione contatti
- Formazione operativa su gestione opportunità, task e reportistica
Output della fase:
✅ HubSpot CRM configurato e operativo
✅ Rete vendita formata e attiva sulla piattaforma
✅ Integrazione HubSpot-SAM funzionante
Fase 2: Consulenza Continuativa e Adozione (Marzo-Luglio 2025)
9 giornate on-site + supporto remoto focalizzate sul consolidamento dell’utilizzo e l’avvio delle prime campagne marketing.
Con la rete vendita:
- Affiancamento operativo individuale con ciascuno dei 13 agenti commerciali
- Formazione pratica su gestione pipeline, inserimento note visite, tracking attività
- Creazione di viste personalizzate per ogni agente con le proprie aziende assegnate
- Supporto continuativo sull’utilizzo dell’app mobile per aggiornamenti in tempo reale
Con il back office:
- Definizione e implementazione di procedure di pulizia dati e gestione duplicati
- Creazione routine settimanale di arricchimento database (email, cellulari, contatti mancanti)
- Formazione su gestione inbox condivisa e task operativi
- Standard di qualità: ogni azienda cliente deve avere almeno un contatto con email e cellulare
Con la direzione:
- Upgrade a Marketing Hub Pro per centralizzare tutte le comunicazioni
- Configurazione WhatsApp Business integrato con HubSpot
- Lancio prime campagne promozionali multicanale (email + WhatsApp)
- Segmentazione database clienti per settore e sotto-settore
- Creazione dashboard e report direzionali per monitoraggio vendite in tempo reale
- Definizione processo per trasmissione ordini e creazione offerte
Output della fase:
✅ Database marketing pulito e profilato con oltre 3.000 contatti
✅ Prime campagne promozionali lanciate con successo (es. campagna “Nespresso Automotive”)
✅ Report settimanali automatici sulle attività commerciali
✅ Adozione quotidiana del CRM da parte di tutta la rete vendita
Fase 3: Consolidamento e Crescita (Settembre-Dicembre 2025)
1 giornata a settimana + supporto remoto per raggiungere l’autonomia del team e sfruttare pienamente Marketing Hub Pro.
Attività chiave:
- Setup funzionalità avanzate Marketing Hub Pro: landing page, form, automazioni multi-step
- Creazione workflow di nurturing e campagne multicanale automatizzate
- Formazione figure junior e stagisti per garantire continuità e gestione autonoma
- Supporto strategico alla direzione per digitalizzazione processi e roadmap futura
- Definizione sistema di alert automatici: calo vendite clienti, follow-up promozioni, opportunità inattive
- Ottimizzazione integrazione HubSpot-ERP per migliorare il flusso dati vendite e fatturato
- Valutazione strumenti CPQ (Configure-Price-Quote) per preventivazione automatica
- Analisi per integrazione strumenti di pianificazione giri visite (Geomapper)
Output della fase:
✅ Team interno autonomo nella gestione quotidiana del CRM
✅ Marketing Hub Pro operativo con campagne automatizzate
✅ Roadmap 2026 definita per evoluzione progetto
la trasformazione
Sistema & Tecnologia
Prima: Dati dispersi su file Excel, nessuna integrazione, gestione manuale
Dopo:
- ✅ Piattaforma unica centralizzata: HubSpot CRM integrato con gestionale SAM per sincronizzazione automatica di clienti, contatti e ordini
- ✅ Marketing Hub Pro attivo: gestione unificata di email e WhatsApp per comunicazioni tracciabili e misurabili
- ✅ 13 agenti connessi: email aziendale collegata e app mobile installata per aggiornamenti in tempo reale dal campo
Dati & Database
Prima: Database non strutturato, contatti incompleti, informazioni frammentate
Dopo:
- ✅ Database marketing strutturato: oltre 3.000 contatti profilati con email e cellulare verificati
- ✅ Segmentazione clienti operativa: divisione per settore (Automotive/Industria) e sotto-settori specifici per targeting mirato
- ✅ Qualità dati garantita: routine settimanale di pulizia, eliminazione duplicati, arricchimento contatti
Processi Commerciali
Prima: Gestione frammentata, nessuna standardizzazione, comunicazioni non tracciate
Dopo:
- ✅ Pipeline strutturate: due pipeline personalizzate (Automotive e Industria) con stati ben definiti
- ✅ Tracciamento sistematico visite: ogni agente registra date e frequenza visite per monitoraggio puntuale delle relazioni
- ✅ Gestione trattative standardizzata: processo uniforme per creazione, avanzamento e chiusura opportunità
- ✅ Campagne promozionali tracciabili: comunicazioni centralizzate con alert automatici per follow-up tempestivi
Comportamenti & Adozione
Prima: Utilizzo sporadico di strumenti digitali, comunicazioni informali
Dopo:
- ✅ Uso quotidiano del CRM: tutti gli agenti utilizzano HubSpot da mobile e desktop per le attività giornaliere
- ✅ Email professionalizzate: canale standardizzato e tracciato per presentazione e contatto con i clienti
- ✅ Monitoraggio engagement: alert automatici su click email e risposte WhatsApp per azioni di follow-up immediate
- ✅ Routine consolidate: back office dedica 1 ora al giorno alla manutenzione e arricchimento database
Governance & Visibilità
Prima: Report manuali su Excel, visibilità limitata, decisioni senza dati
Dopo:
- ✅ Procedure operative documentate: manuale CRM completo per agenti, back office e direzione
- ✅ Report settimanali automatici: visibilità costante su attività commerciali, trattative e performance rete vendita
- ✅ Dashboard direzionali: metriche in tempo reale per supportare decisioni strategiche data-driven
vuoi vedere come funziona nella pratica?
Guarda il video dove mostro una demo gratuita di HubSpot per vedere in piattaforma quanto fatto con Green Star.
