Come SKILLS ha ottimizzato HubSpot per la gestione commerciale e i dati
l'impatto
Skills è un’azienda specializzata nella consulenza HR e nella gestione di fondi interprofessionali. L’azienda supporta diverse organizzazioni nella formazione finanziata, nella gestione delle risorse umane e nell’ottimizzazione dei processi aziendali attraverso unità produttive dedicate.
Hub utilizzati:
- Sales Hub Professional
- Marketing Hub (per gestione eventi e campagne)
- Data Hub Pro (trial per pulizia dati avanzata)
- Sales Workspace (per gestione Lead e pipeline)
Consulenza HR, Formazione Finanziata, Gestione Fondi Interprofessionali
- Gestione oggetti personalizzati: ristrutturazione completa di Contatti, Aziende e Trattative
- Pipeline commerciale: implementazione di pipeline per Deal e introduzione dell’oggetto Lead
- Sales Workspace: ambiente unificato per la gestione di Lead e opportunità commerciali
- Proprietà personalizzate: mappatura di fondi interprofessionali, unità produttive, ATECO e CCNL
- Workflow di automazione: gestione bounce, ribaltamento proprietà, gestione deal inattivi
- Viste personalizzate: segmentazione avanzata per clienti, prospect e contatti da verificare
- Integrazioni: connessione con Outlook e calendario per tracciamento email e appuntamenti
il contesto
Skills operava con un database HubSpot popolato negli anni ma con una struttura non ottimizzata. Le proprietà degli oggetti (Contatti, Aziende, Trattative) erano ridondanti o incomplete, rendendo difficile la segmentazione efficace e l’estrazione di insight utili.
Il team commerciale faticava a distinguere tra contatti in fase di qualifica e opportunità in trattativa attiva. Non esisteva un flusso chiaro per gestire i nuovi lead, e la pipeline commerciale era generica, senza una mappatura precisa delle fasi del processo di vendita.
Inoltre, la gestione di informazioni complesse come fondi interprofessionali, unità produttive associate alle aziende e dati specifici del settore HR (ATECO, CCNL) richiedeva una personalizzazione avanzata del CRM.
la sfida
Skills doveva affrontare diverse sfide operative:
- Qualità dei dati: database con proprietà non standardizzate, contatti duplicati, email errate o bounce, aziende senza profilazione o senza contatti associati
- Processo commerciale non tracciato: mancanza di distinzione tra fase di qualifica (Lead) e fase di trattativa (Deal), rendendo impossibile misurare efficacemente il funnel commerciale
- Complessità settoriale: necessità di gestire informazioni specifiche come fondi interprofessionali (con oltre 5.000 opzioni potenziali), unità produttive, codici ATECO e CCNL
- Efficienza operativa: inserimento dati manuale e time-consuming, senza supporto di automazioni o workflow
- Integrazioni mancanti: email e appuntamenti non tracciati sistematicamente nel CRM
la soluzione
Il progetto di ottimizzazione si è svolto da giugno a dicembre 2025 ed è stato articolato in due fasi principali:
Fase 1: Audit iniziale (giugno-agosto 2025)
Analisi approfondita dello stato del CRM, mappatura delle criticità e definizione della strategia di ottimizzazione.
Fase 2: Affiancamento operativo (settembre-dicembre 2025)
Implementazione delle soluzioni con incontri settimanali e lavoro continuativo sul campo per garantire l’adozione delle best practice. Questa parte ha previsto:
1. Pulizia e ristrutturazione dati
- Revisione completa delle proprietà di Contatti, Aziende e Trattative attraverso un foglio Excel condiviso
- Utilizzo di Data Hub Pro per operazioni di pulizia avanzata (deduplica, standardizzazione, eliminazione campi inutili)
- Creazione di viste dedicate per identificare anomalie: contatti da verificare, email bounce, aziende non assegnate o senza profilazione
- Personalizzazione della scheda Azienda con sezioni dedicate a fondi, unità produttive e contatti associati
2. Implementazione pipeline commerciale
- Introduzione dell’oggetto Lead per gestire la fase di qualifica separatamente dalle trattative
- Creazione di una pipeline Lead Management con stati: Nuovo → Tentativo contatto → Connesso → Non qualificato / Da nurturing / Qualificato
- Configurazione pipeline Deal con fasi validate su casi reali portati dal team Skills
- Attivazione Sales Workspace per una gestione unificata di Lead e Deal
3. Personalizzazioni avanzate
- Mappatura di proprietà complesse specifiche del settore (fondi interprofessionali, ATECO, CCNL)
- Valutazione di sviluppo custom con Operation Hub per gestire oltre 5.000 opzioni per alcune proprietà
- Creazione di tracciato dati standardizzato condiviso con i referenti aziendali.
4. Automazioni e integrazioni
- Implementazione di workflow essenziali: gestione bounce, ribaltamento automatico proprietà, gestione deal inattivi
- Connessione di Outlook e calendario per tracciamento automatico di email e appuntamenti
- Setup per gestione eventi (es. webinar) con form iscrizione, workflow reminder e gestione post-evento
la trasformazione
Al termine del progetto, Skills ha ottenuto un CRM completamente trasformato:
Database pulito e strutturato
Ogni contatto e azienda ora dispone di informazioni standardizzate e complete. Le proprietà ridondanti sono state eliminate, quelle essenziali ottimizzate. Il team può segmentare efficacemente il database e estrarre report significativi.
Processo commerciale tracciabile
La distinzione tra Lead e Deal ha portato chiarezza nel funnel commerciale. Ogni nuovo contatto entra come Lead, viene qualificato e solo successivamente convertito in Deal. Questo permette di misurare il tasso di conversione e identificare i colli di bottiglia nel processo.
Efficienza operativa aumentata
Le schede personalizzate e i workflow automatici hanno ridotto drasticamente il tempo di inserimento dati. La vista “Tracciato Skills” fornisce un template standardizzato per l’inserimento rapido delle informazioni essenziali.
Visibilità end-to-end
Con le integrazioni email e calendario attive, ogni interazione è tracciata automaticamente. Il Sales Workspace offre una visione unificata di tutte le attività commerciali in corso.
Scalabilità per il futuro
Le personalizzazioni implementate (fondi, unità produttive, ATECO, CCNL) permettono a Skills di gestire la complessità del proprio settore direttamente in HubSpot, con la possibilità di scalare ulteriormente attraverso sviluppi custom con Operation Hub.
vuoi vedere come funziona nella pratica?
Guarda il video dove mostro come configurare Sales Hub di HubSpot per ottenere i risultati raggiunto per Skills.
